På baggrund af en ændring i bogføringsloven kan virksomheder fra 1. marts 2015 opbevare regnskabsmaterialer i elektronisk form i udlandet uden forudgående ansøgning til offentlige myndigheder, hvis virksomheden opfylder en række betingelser.

Formålet med ændringen af bogføringsloven er at tilpasse reglerne til den digitale udvikling, hvor også Cloud-løsninger er blevet mere udbredte.

De betingelser, der skal være opfyldt for at kunne foretage elektronisk opbevaring af regnskabsmaterialer i udlandet, er:

  • Regnskabsmaterialerne skal opbevares i overensstemmelse med bogføringslovens almindelige regler.
  • Virksomheden skal til enhver tid kunne give adgang til regnskabsmaterialet her i landet. Dette bevirker, at det er et krav, at der er onlineadgang til regnskabsmaterialet, således at offentlige myndigheder til enhver tid kan opnå adgang til de udenlandske servere og dermed regnskabsmaterialet.
  • Systembeskrivelser og adgangskoder skal opbevares i Danmark.
  • Regnskabsmaterialet skal kunne udskrives i klarskrift eller stilles til rådighed i et anerkendt filformat.

Regnskabsmateriale, der opbevares i papirform, skal stadig opbevares her i landet efter de hidtidige regler, men må dog også opbevares i Finland, Island, Norge og Sverige, hvis det opbevares i overensstemmelse med den danske bogføringslov, materialet til enhver tid kan fremskaffes, og at der kan gives adgang til regnskabsmaterialet her i landet.